Soluciones
Digitalización de Documentos y Gestión Documental
Accede a tus documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento con la Digitalización de Documentos y Gestión Documental
En la actualidad, la gestión de documentos se ha convertido en un proceso clave para cualquier empresa o negocio. La digitalización de documentos es una herramienta que nos permite acceder a toda la información de manera rápida y sencilla desde cualquier lugar y en cualquier momento. Ya no es necesario tener grandes montañas de archivos y papeles en nuestras oficinas, ya que podemos almacenar toda la información en la nube o en nuestros propios dispositivos.
Además, la digitalización de documentos no solo nos ofrece comodidad, sino que también contribuye al cuidado del medio ambiente, ya que se reduce significativamente el uso de papel. Asimismo, esta tecnología nos proporciona numerosas ventajas que hacen que la gestión documental sea más eficiente y productiva. A continuación, te mostramos algunas de ellas.
Ventajas de la digitalización de documentos
Extracción inteligente de datos de facturas para incorporación automática en procesos de contabilización.
La extracción inteligente de datos es una funcionalidad que permite leer y extraer información relevante de documentos, como facturas, recibos, contratos, entre otros, para que sean incorporados automáticamente en los procesos de contabilización. Esto significa que no es necesario realizar la tarea manualmente, ahorrando tiempo y evitando errores humanos.
Firma electrónica
La firma electrónica es una herramienta que permite firmar documentos de manera digital. Este sistema es seguro, eficiente y cumple con todos los requisitos legales. Además, permite ahorrar tiempo y reducir costos en la impresión y envío de documentos físicos.
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Orden automático de documentos en base de datos
La digitalización de documentos permite organizar los archivos de manera eficiente y sistemática, ya que se pueden ordenar de manera automática en una base de datos. Esto hace que sea mucho más fácil encontrar y acceder a la información necesaria, y evita la pérdida o extravío de documentos importantes.
Reducción de costes en papel y ahorro de espacio
La digitalización de documentos contribuye al cuidado del medio ambiente, ya que reduce significativamente el uso de papel. Además, esta tecnología permite ahorrar espacio en nuestras oficinas, ya que no es necesario almacenar grandes cantidades de papeles y archivos físicos.
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Transferencia de documentos íntegros entre oficinas
La digitalización de documentos permite transferir documentos íntegros entre oficinas, incluso si estas se encuentran en diferentes partes del mundo. Esto agiliza la comunicación y el trabajo en equipo, ya que los documentos pueden ser compartidos y trabajados en conjunto de manera rápida y sencilla.
WorkFlow: sistema de gestión de flujos de información de manera eficiente
El WorkFlow es un sistema de gestión de flujos de información que permite automatizar los procesos de trabajo de una empresa. Esto hace que los procesos sean más eficientes y productivos, y que los empleados puedan enfocarse en tareas de mayor valor agregado.
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Envío de documentos a impresora virtual
El envío de documentos a impresora virtual es una funcionalidad clave dentro de la gestión documental digital. Con esta herramienta, podrás imprimir cualquier archivo desde cualquier dispositivo que tenga acceso a la nube, lo que te permitirá optimizar tiempo y recursos.
Esta herramienta es muy útil en diferentes situaciones, por ejemplo, si necesitas imprimir un documento desde tu móvil o tablet mientras estás fuera de la oficina, o si trabajas en equipo y necesitas compartir información impresa sin tener que estar físicamente en el mismo lugar.
Además, con la impresora virtual podrás imprimir desde cualquier dispositivo, sin importar si es Windows, Mac, iOS o Android, lo que te brinda una gran flexibilidad y libertad en tu trabajo.
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