La pesadilla documental

Muchas empresas, sobre todo aquellas que han estado activas durante años, estarán familiarizadas con los problemas de acumulación e imposibilidad de localizar documentos que fueron olvidados hace mucho, que nadie sabe dónde se almacenaron, o incluso que hay personas afectadas que desconocen la existencia del documento en concreto.

¿Dónde está el documento? ¿Quién lo tiene? ¿Es la última versión? ¿Era un papel o un archivo de hoja de cálculo? Desgraciadamente la persona que lo recibió años atrás ya no trabaja en la empresa y, junto con el documento, se ha perdido también información relacionada con el mismo, como la persona que lo envió, su fecha de envío o su vinculación con un proyecto.

¿Cajas repletas de documentos que acumulan polvo en el almacén? ¿Faxes amarillos en los que es ya difícil reconocer los textos? ¿discos duros dentro de ordenadores Pentium III de alguien que se jubiló hace doce años? Y —por qué no— ¿copias de seguridad en diskettes o CD-ROM?

¿Google Drive para Administración? ¿OneDrive para Recursos Humanos? ¿Dropbox para Comercial? ¿Otro Dropbox para Marketing? ¿S3 para IT? ¿Algunas aceptaciones de contrato están en el teléfono de Julia? ¿Hay conversaciones de soporte por correo electrónico en las que sólo ha participado David? ¿Nadie sabe dónde están los planos de un proyecto?

Sí, es un panorama desolador, al que se enfrentan y en el que todos los días tienen que trabajar pequeñas y medianas empresas. La información se deslocaliza tan pronto como circula, y el resultado es que nadie tiene nunca la certeza de estar trabajando con la última versión válida o sencillamente no sabe dónde acudir para obtener los datos que le permitirían hacer bien su trabajo.

Pero no desesperemos: todo esto no hace sino empeorar cada día que pasa, porque los documentos siguen llegando y archivándose informalmente, los mensajes siguen almacenándose en los móviles de personas individuales y —¡qué maravilla!— alguien en comercial ha decidido hoy abrir una segunda cuenta de Dropbox porque con la que han estado trabajando hasta ahora ha agotado ya el espacio disponible.

No es posible trabajar eficiente y sosteniblemente de esta manera. A las pequeñas ineficiencias de cada paso se suman las horas de trabajo invertidas en buscar información que puede finalmente obtenerse o no, o la frustración de una tarea de búsqueda tediosa que no aporta valor, y es cuestión de tiempo que haya información crítica que no aparezca y entonces el negocio se encuentre en un problema serio.

Qué es la gestión documental

Un sistema de gestión documental es un conjunto de hardware, software y procedimientos que permite realizar de forma eficiente la adquisición, indexación, almacenamiento y recuperación de documentos en muy diferentes formatos físicos y digitales.

Pero retrocedamos unos años en el tiempo, hasta las décadas de los 80 y los 90, para encontrar que ya entonces la conciencia de estos problemas había empujado a fabricantes de hardware y desarrolladores de software a plantear soluciones.

El abaratamiento de los dispositivos necesarios (ordenador personal, escáner, dispositivos de almacenamiento) y la proliferación de software de bases de datos y de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) habían abierto la posibilidad de crear soluciones capaces de abordar la adquisición, indexación, almacenamiento y búsqueda de información para los entornos corporativos.

Naturalmente sólo unas pocas empresas podían en aquel entonces abordar proyectos integrales para la gestión de grandes volúmenes de información. Las pequeñas y medianas empresas por un lado no disponían del presupuesto necesario, y por otro tampoco gestionaban un volumen de documentos que justificara una inversión semejante.

La popularización de Internet, los avances tanto en hardware como en software y la transición a una economía de la información plantearon durante los primeros años del siglo un escenario muy diferente, en el que no sólo las pequeñas y medianas empresas ya sí tenían la necesidad de manejar grandes volúmenes de información, sino que hardware y software habían alcanzado grados de sofisticación y eficiencia que podían dar respuestas a esas necesidades de forma económicamente viable.

Y con el tiempo esas mismas necesidades se hicieron a su vez más sofisticadas, debiendo incorporar aspectos más avanzados como el control de versiones, la seguridad, los flujos de trabajo o el trabajo colaborativo sobre los propios documentos.

Eventualmente el desarrollo en la última década de sistemas en la nube ha llegado a hacer prácticamente obsoleta la necesidad de contar con hardware especializado y de instalar, configurar, mantener y actualizar un software de gestión documental. Hoy en día la mayor parte de las soluciones de gestión documental ofrecen al menos una versión software como servicio (SaaS) que hace más fácil y económico que una pyme pueda incorporarse al trabajo digital. Estas soluciones permiten además que el archivo documental de la empresa sea accesible 7×24, desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo, y siempre de acuerdo a los requisitos legales y de seguridad.

Cómo se beneficia una pyme de la gestión documental

La naturaleza de una herramienta consiste en resolver problemas concretos, y eso es precisamente lo que hace la gestión documental. Antes veíamos una gama de problemas en la gestión de documentos a la que se enfrentan diariamente las pymes: los documentos no disponen de un procedimiento y un sistema que los adquiera, los interprete y los pueda ofrecer con facilidad a las partes interesadas.

Imagine que la búsqueda de un documento de su empresa fuera tan sencilla como buscar en Google. Eso sería realmente un gigantesco cambio para mejor, pero no el único, porque hay más puntos en los cuales un sistema de gestión documental supone el progreso de una pyme hacia la digitalización:

• Los documentos tanto en formato papel como electrónico quedan consolidados en un archivo digital único;
• Los documentos que siguen llegando se adquieren de forma continua y sistemática;
• Todos los documentos están sometidos a un control de versiones, para que todo el mundo pueda trabajar con la última versión, pero también tener disponibles versiones anteriores;
• Los nuevos documentos son categorizados e indexados automáticamente;
• Los documentos se encuentran rápida y fácilmente, simplemente buscando como en Google;
• Los usuarios pueden acceder a los documentos sobre los que tengan permisos en todo momento, desde cualquier lugar y utilizando cualquier tipo de dispositivo conectado a Internet;
• El almacenamiento y securización de los datos cumplen las leyes de protección de datos y de los requisitos de acceso establecidos por la empresa;
• La pyme no tiene necesidad de invertir en, o mantener, hardware o software (versiones SaaS);
• Se ahorran costes en horas de trabajo y espacio de almacenamiento.

Para muchas pymes, el paso del trabajo analógico al digital puede suponer un gran reto que involucra tener que trabajar con nuevas herramientas e incorporar procedimientos de trabajo diferentes de los actuales.

Una herramienta de gestión documental es un paso evidente en el camino de la digitalización para cualquier empresa, porque, sea cual sea su tamaño o sector de actividad, tiene necesariamente que gestionar documentos propios y ajenos, y cuanto más ágil y precisa sea esa gestión, tanto más se reflejará en su productividad.

Afortunadamente el estado actual de la tecnología hace que las herramientas necesarias no sólo estén disponibles y sean económicamente viables, sino que su adopción suponga un aumento de la competitividad general de la empresa, dado que eliminan costes como horas de trabajo en búsquedas infructuosas, pérdida de oportunidades por no disponer de la información necesaria o ahorro en espacios de almacenamiento.

DocShare: La solución de gestión documental de Sercaman

Sercaman, como proveedor de soluciones IT para la digitalización de las pymes, ha desarrollado también su propia solución de gestión documental, DocShare, pensada precisamente para pequeñas y medianas empresas.

Nuestra solución, que se ofrece tanto en versión SaaS como local, cumple con todas las funciones anteriores, y además puede añadir importantes capacidades que contribuyen a la mejora competitiva de una pyme:

• DocShare es capaz de reconocer automáticamente el tipo de documento y ofrece la posibilidad de integrar su entrada como parte de un flujo de trabajo o una integración con otro software empresarial (por ejemplo, escaneo, reconocimiento y contabilización automática de una factura en el software de contabilidad);
• DocShare dispone de digitalización de documentos certificada por la AEAT;
• DocShare permite la firma electrónica de documentos;
• DocShare es capaz de gestionar expedientes, con una aplicación directa en el caso de departamentos de Recursos Humanos;
• DocShare, en su versión SaaS, se aloja en centros de datos propios en Alemania y Suecia, dentro del espacio europeo de datos, y conformes al RGPD/GDPR.

Y no sólo eso, porque Sercaman, en su compromiso con la transformación digital de las pymes españolas, acompaña a las pequeñas y medianas empresas en ese viaje, ayudando en todas las fases de un proyecto, desde la digitalización de los archivos en papel, hasta la configuración de los dispositivos de sus empleados, para que la transición sea la más suave y productiva posible.