A medida que su empresa crece, los procesos manuales basados en documentos en los que has confiado hasta ahora pueden resultar demasiado laboriosos, propensos a errores y costosos. En resumen, corres el riesgo de que frenen tu negocio.

Piensa, por ejemplo, en cómo se gestiona el correo entrante, tanto físico como digital. ¿Parece que el correo tarda siglos en ser sellado a su llegada, clasificado y entregado? ¿Cómo (y con qué rapidez) recibe su correo alguien que trabaja desde casa o viaja por negocios? ¿Existe en tus sistemas empresariales un proceso fiable para escanear documentos urgentes, como facturas y solicitudes de propuestas (RFP)?

El 93% de las personas afirman no haber podido encontrar un documento porque estaba mal nombrado o mal etiquetado cuando se archivó.

Las empresas necesitan controlar sus documentos en papel y digitales para mejorar y acelerar sus procesos, reducir los costes de procesamiento y liberar a su personal para que realice tareas de mayor valor.

Transformar y optimizar el día a día

Los servicios de digitalización inteligente que incorporan el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) pueden ayudarle a controlar sus procesos cotidianos basados en documentos, como la gestión del correo entrante y el procesamiento de facturas.

¿Qué es el reconocimiento óptico de caracteres (OCR)?

Cuando se escanea y convierte un documento a PDF sin OCR, no se puede acceder ni trabajar con el contenido. En cambio, el uso de una solución de OCR para el procesamiento de imágenes significa que el contenido digitalizado es editable, y pueden hacerse búsquedas sobre él y utilizarse en procesos automáticos.

Los documentos que se escanean y convierten con una solución de OCR pueden:

• Leerse y buscarse fácilmente; y sus datos pueden ser consultados y utilizados por los sistemas de la empresa
• Nombrados automáticamente y archivados en la carpeta correcta en su almacenamiento en la nube u otra solución
• Dirigirse automáticamente a la persona, el equipo, el sistema empresarial o el proceso de trabajo adecuados para ayudar a acelerar la gestión de elementos sensibles al tiempo, como facturas, albaranes y solicitudes de propuestas (RFP)
• Se integra perfectamente en la gestión de contenidos empresariales (ECM), la planificación de recursos empresariales (ERP) u otros sistemas de la empresa existentes, para mejorar procesos posteriores.

¿Cómo es un proceso de correo digitalizado y automatizado?

Entre los muchos casos de uso del software OCR, la digitalización y automatización del proceso de recepción de correo puede suponer una diferencia real en la eficiencia de su organización. También puede ayudar a garantizar que las personas que trabajan a distancia o en movimiento tengan un acceso rápido y fácil a su correo entrante.

Si ya tienes impresoras multifuncionales (MFP) de Sercaman, entonces ya tienes capacidad de escaneo. Sólo necesitas añadir un software inteligente, como nuestra solución DocShare, para capturar, procesar y distribuir todos tus documentos entrantes, tanto físicos como digitales, de forma armónica.

Documentos entrantes en papel

Cuando llega el correo en papel, el personal de tu sala de correo simplemente lo abre, lo clasifica por empleado e inserta los comprobantes de separación por código de barras específicos para cada empleado. A continuación, inician el proceso de escaneado, durante el cual los documentos son

• Capturados digitalmente mediante reconocimiento de texto OCR
• Se sellan automáticamente según se reciben (si es necesario)
• Se clasifican automáticamente
• Se envían como archivos PDF por correo electrónico a los destinatarios correspondientes

Los destinatarios reciben una notificación de la llegada de nuevos correos y pueden acceder a ellos desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar.

Correos electrónicos entrantes

En el caso de los correos electrónicos entrantes, DocShare se encarga de automatizar el proceso de reenvío. El software busca palabras clave predefinidas (como consulta, pedido o recordatorio de entrega) y utiliza el reconocimiento del código postal para dirigir automáticamente el correo electrónico entrante a la persona, el equipo o la oficina regional correspondiente. Si es necesario, el software también puede sellar los documentos digitales en el momento en que son recibidos.

¿Cómo es un procesado de facturas digitalizado y automatizado?

Si ya escanea y almacena manualmente las facturas entrantes, sabrá que es muy fácil cometer errores al nombrar o archivar los documentos PDF escaneados. El trabajo conjunto de un software de OCR inteligente, como DocShare, con los equipos multifunción de Sercaman facilita el trabajo de escaneado y elimina esos riesgos.

Los empleados sólo tienen que iniciar el escaneo: DocShare automatiza el nombrado y el archivo de las facturas escaneadas. El software OCR automáticamente:

• Reconoce el proveedor, número y fecha de pedido
• Cambia el nombre del documento escaneado según esos atributos
• Lo archiva en la carpeta de proveedores correcta

Si llega una factura de un nuevo proveedor, el software se adelanta y crea una nueva carpeta basada en el nombre del proveedor de la factura.

Si algunos de sus proveedores ya presentan las facturas digitalmente, DocShare puede procesar automáticamente las facturas digitales según el esquema descrito anteriormente, y archivarlas en las carpetas correctas, y aquellas que llegan en papel basta con escanearlas para que sean procesadas.

Añadir un flujo de trabajo de aprobación digitalizado

Una vez que empiece a digitalizar las facturas, también puede pasar de las aprobaciones manuales a las digitalizadas. Utilizando una solución como DocShare, puede iniciar el proceso de aprobación dentro de un flujo de trabajo presentando automáticamente las facturas digitalizadas a un responsable para su aprobación o rechazo inicial, antes de que continúen el proceso. De este modo, se permite que haya firmantes móviles y remotos, lo que ayuda a garantizar aprobaciones rápidas. Podrá por ejemplo sacar partido más fácilmente de los descuentos por pronto pago de los proveedores -o evitar las penalizaciones por demora- y mejorar así los resultados de su empresa.

La digitalización de la aprobación de facturas también hace que sea rápido y fácil comprobar el estado de una factura en cualquier momento. El proceso también es transparente, trazable y a prueba de auditorías: cada paso se registra en su totalidad, lo que permite reconstruirlo si es necesario.

Ventajas de la digitalización de los procesos documentales fundamentales

Cuando se utiliza un software de OCR inteligente para digitalizar y distribuir el correo entrante como archivos PDF, se consigue que el proceso sea más eficiente y rentable. Los empleados reciben los elementos entrantes con rapidez, independientemente de dónde se encuentren, lo que les proporciona más flexibilidad y facilita el trabajo remoto y móvil.

También se reduce el riesgo de que se produzcan errores al nombrar y archivar los PDF. Al aumentar la precisión y la coherencia en este ámbito, la futura localización de documentos será más rápida y fiable, lo que reducirá la frustración de los empleados y la pérdida de tiempo. La digitalización de la información también le ayuda a protegerla, ya que le da más control sobre quién puede acceder a qué.

Si te pasas a la tramitación digital de las facturas, puedes reducir los costes y el tiempo de tramitación. Los tiempos de procesamiento más cortos pueden ayudarte a responder más ágilmente, mejorando las relaciones con los proveedores y aumentando la satisfacción de los clientes. La transparencia y la trazabilidad inherentes a los procesos digitales, incluida la firma electrónica, te permiten establecer archivos a prueba de auditorías, simplificar las relaciones contractuales y gestionar cualquier discrepancia con confianza.

Tu punto de partida para la transformación digital

Si deseas mejorar las tareas rutinarias diarias que involucran procesado de documentos, la digitalización de la gestión del correo entrante o el procesamiento de facturas es un buen punto de partida.

La transformación de estos procesos con soluciones de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) elimina una serie de pasos y tareas manuales, así como el riesgo de error humano. Al mismo tiempo, puede integrar la información digital directamente en sus sistemas empresariales, mejorando los procesos posteriores y generando nuevas eficiencias.