La validación legal de los documentos electrónicos

• Sercaman
• 19 de octubre de 2016
• transformacion digital
• 0 Comments

Uno de los factores que dificultan el uso extendido de documentos electrónicos es la brecha legal que rodea al concepto de la digitalización de documentos. Por ejemplo, en la Unión Europea hay una legislación poco clara en relación a la validación legal de los documentos electrónicos, aunque se llevan haciendo constantes esfuerzos para solventarlo en la última década.

¿Por qué resulta tan difícil implementar una legislación adecuada para la documentación electrónica en Europa?

Sobre todo porque cada país miembro de la Unión debe trasladar la correspondiente directiva europea a su legislación nacional, y muchas de las directivas recientes son claras acerca de su finalidad, pero no lo son acerca de los medios necesarios para alcanzar esa finalidad.

Además, existe una falta de homogeneización entre los diferentes países de la Unión Europea. Por ejemplo, en España, en Bélgica, en Francia y en Holanda no hay una legislación clara respecto a la destrucción de documentos físicos originales, mientras que en Alemania y en Italia hay leyes específicas que sí lo regulan. Un caso particular es el de Reino Unido, donde las organizaciones están destruyendo sus documentos en papel originales debido a la ambigüedad de la ley británica. No poseen una ley explícita que regule este concepto.

Como podría esperarse, el periodo de custodia de documentos originales en formato papel no está regulado ni estandarizado de ninguna manera; definiendo cada país la autoridad nacional a la que corresponde determinar los tiempos de custodia. Como dato curioso, podemos destacar el caso de Suiza, por ejemplo, donde el periodo de custodia de documentos inmobiliarios está fijado entre los veinte y los veinticinco años.

Esta brecha legal es evidencia clara de la falta de homogeneidad legislativa, tanto a escala internacional como nacional. Después de todo, no resulta lógico que, por un lado, la legislación regule la digitalización electrónica y el archivo y, por otro, no se permita la destrucción de documentos originales. Esta situación ni es productiva ni sostenible. Las autoridades correspondientes deberían actuar en la materia y lograr que evolucione paralelamente al desarrollo tecnológico para garantizar que haya interacciones efectivas entre mercados y consumidores a través de los negocios electrónicos.