Puede resolver estos problemas con una solución de firma electrónica que también apoye un programa de transformación digital más amplio. La digitalización de documentos es una parte fundamental del programa de transformación digital de cualquier organización. Es una tendencia que se aceleró con la pandemia, ya que las organizaciones se dieron prisa en migrar de los archivos y documentos en papel a los escaneados y electrónicos, para que las personas que trabajaban desde casa pudieran acceder a la información y compartirla más fácilmente, así como colaborar en los documentos.

Pero, ¿cuántas organizaciones han seguido insistiendo en las firmas a mano en documentos como los contratos? Esta situación plantea problemas particulares cuando un documento debe ser firmado por varias personas, cada una de las cuales puede estar trabajando en un lugar diferente. Normalmente, esto significa que cada persona tiene que firmar el original en papel y enviarlo por correo al siguiente firmante; o firmar y escanear el documento, y enviarlo por correo electrónico al siguiente firmante, que debe imprimir, firmar y volver a escanear el documento antes de enviarlo por correo electrónico.

Cualquiera de los dos métodos entraña numerosos riesgos, entre ellos:

• Riesgos para la seguridad de la información: cuando se comparte información contractual u otra información confidencial de forma insegura, podría extraviarse, perderse o ser vista por personas no autorizadas.
• Retrasos en los procesos: el tiempo que se tarda en hacer circular el documento para su firma podría suponer la pérdida de negocios, contrataciones u otras oportunidades.

Por eso, para que la firma de documentos sea un proceso más eficiente y seguro en el mundo cada vez más digitalizado de hoy, las organizaciones están adoptando cada vez más soluciones de firma electrónica (e-signature).

¿Qué es una firma electrónica?

Una firma electrónica (e-signature) es una indicación electrónica de la intención de una persona de aceptar el contenido de un documento o un conjunto de datos al que se refiere la firma. Al igual que una firma manuscrita en el mundo offline, una firma electrónica es un concepto jurídico que recoge la intención del firmante de quedar vinculado por los términos del documento firmado.

Para las transacciones electrónicas en el mercado único europeo, el reglamento eIDAS define tres niveles de firma electrónica:

1. Firma electrónica simple

Este término (no utilizado oficialmente por eIDAS) se refiere a cualquier tipo de firma electrónica que no cumpla los criterios de las firmas electrónicas avanzadas o cualificadas (ver más adelante).

Una firma electrónica simple es el tipo más común de firma electrónica porque es fácil de usar. Por ejemplo, el simple hecho de escribir su nombre bajo un correo electrónico puede constituir una firma electrónica. Una firma electrónica simple puede reforzarse y adquirir mayor valor legal si el firmante tiene que utilizar un paso adicional de autenticación, como un código recibido por SMS.

2. Firma electrónica avanzada (AES o AdES)

Se trata de una firma electrónica jurídicamente vinculante que identifica de forma exclusiva al firmante y ofrece una gran seguridad.

En particular, una AES identifica si los datos han sido manipulados después de la firma, lo que invalidaría la firma. Esta característica es esencial para que la firma sea legalmente vinculante. La infraestructura de clave pública (PKI) es la tecnología más utilizada para proporcionar esta característica de seguridad.

3. Firma electrónica cualificada (QES)

Es más fuerte que una firma electrónica avanzada porque, además, está:

• Creada por un dispositivo cualificado de creación de firmas que está en posesión del firmante (normalmente una tarjeta SIM, una tarjeta inteligente o una llave USB) o está gestionada por un proveedor de la nube autorizado
• Basada en un certificado cualificado para firmas electrónicas emitido por un proveedor de servicios de confianza cualificado

Fuente: https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/CEFDIGITAL/What+is+eSignature

¿Qué tipo de firma electrónica es adecuada para mi empresa?

La firma electrónica puede utilizarse en una amplia gama de situaciones, y los distintos tipos serán más o menos apropiados en cada una de ellas.

Las firmas electrónicas simples suelen ser adecuadas para firmar documentos como:

• Algunos documentos de recursos humanos, como los acuerdos de no divulgación (NDA), los avisos de privacidad y otros procesos de incorporación de empleados
• Acuerdos comerciales entre entidades corporativas, como acuerdos de confidencialidad, órdenes de compra, acuses de recibo de pedidos, facturas e informes de instalación.
• Acuerdos entre consumidores, incluidos los documentos de apertura de cuentas minoristas, las condiciones de venta, las condiciones de servicio, las confirmaciones de pedidos y las facturas.
• Las firmas electrónicas avanzadas serán más adecuadas cuando se trate de transacciones financieras de gran envergadura, o para la firma de documentos que puedan presentar riesgos jurídicos importantes.

Como sus efectos legales son equivalentes a los de las firmas manuscritas, las firmas electrónicas cualificadas pueden utilizarse en muchas situaciones (incluidas las transfronterizas) en las que, de otro modo, se utilizarían las firmas manuscritas, como en los contratos de trabajo, de seguros y de otro tipo; en las transacciones financieras, como el comercio electrónico y la banca online; y en los procedimientos administrativos, como las declaraciones de impuestos, las interacciones con las autoridades del seguro médico y las solicitudes de certificados de nacimiento.

Si tu organización quiere cambiar a la firma electrónica, tendrá que seleccionar el tipo de firma electrónica que satisfaga sus necesidades, equilibre la seguridad con la experiencia de usuario y garantice la validez legal de la firma electrónica. Tendrá que tener en cuenta el contexto legal y normativo en el que opera, teniendo en cuenta que algunos casos de uso pueden no ser compatibles con cualquier tipo de firma electrónica. Además, querrá realizar un análisis de riesgos y oportunidades. Eso puede llevarle a elegir diferentes enfoques de firma electrónica según el propósito, el valor y el nivel de riesgo de los diferentes tipos de transacciones.

Ventajas de la adopción de la firma electrónica

Además de facilitar la firma de documentos por parte de firmantes remotos, dispersos e independientes de su ubicación, la adopción de una solución de software de firma electrónica ofrece otras ventajas.

Según un estudio de DocuSign, el aumento de la seguridad se cita como el principal beneficio empresarial. También hay que tener en cuenta el ahorro de costes y tiempo que supone comparar la rapidez y la sencillez de la firma electrónica con la impresión y la logística asociadas a la obtención de múltiples firmas en un contrato u otro documento. Hacer que la recogida de firmas sea más eficiente puede, a su vez, permitir un cumplimiento más rápido de las relaciones contractuales y, por tanto, ayudarle a prestar un mejor servicio a sus clientes, socios y proveedores.

Cuando los documentos firmados electrónicamente también se almacenan y archivan electrónicamente, se puede liberar espacio en la oficina y ahorrar costes en comparación con el almacenamiento de documentos físicos. También es más fácil para los usuarios autorizados -independientemente de dónde se encuentren- recuperar documentos de los archivos electrónicos con capacidad de búsqueda.

Dar el siguiente paso: gestión digital de contratos

Una vez que decidas avanzar con la firma electrónica, tendrás que seleccionar e implantar una solución de software adecuada que pueda utilizarse en diferentes dispositivos. Dependiendo de sus procesos y del volumen de contratos que tu empresa necesite crear y firmar, podría ser una oportunidad para estudiar una solución de gestión de contratos digitales que incorpore flujos de trabajo de firma electrónica.

Una solución de gestión digital de contratos puede ayudarte a reducir los errores de creación de contratos, así como los costes administrativos y legales. Te proporciona una mejor visión general de todos tus contratos, lo que te ayuda a realizar un seguimiento de los plazos y períodos contractuales críticos, a evitar prórrogas de contratos no deseadas y a mejorar el rendimiento y la negociación de los proveedores. La solución también puede ayudarte a mejorar la seguridad de la información, eliminando el riesgo de que los contratos en papel se pierdan o extravíen, y dándote un mayor control sobre quién puede ver y trabajar con los contratos.

Con una solución de gestión de contratos digital, el papel de la gestión de contratos puede pasar de ser una necesidad administrativa a ser un elemento que permita mejorar el rendimiento empresarial.

¿Listo para empezar?

Si estás preparado para empezar con la firma electrónica, el primer paso es definir sus requisitos y entender qué tipo de solución de firma electrónica necesitas para cumplir los requisitos legales, normativos y operativos. Como parte del proceso de toma de decisiones, considera si una solución de gestión digital de contratos podría ayudar a que la firma electrónica sea aún más eficiente y ofrezca beneficios empresariales adicionales.

Asegúrate de trabajar con un proveedor que ofrezca experiencia y una gama de soluciones entre las que elegir, y que sea capaz de integrar la solución elegida en sus herramientas de productividad existentes.